Авансовый отчет является документом, который подтверждает расход денег, выданных подотчетному лицу авансом. Лист отчетности называется форма №АО-1. Его заполняет сотрудник, а также бухгалтерия.
Кто и как получает аванс под отчет?
Выдается определенная сумма средств через кассу компании при наличии расходного ордера. В расходном документе, без которого деньги не выдаются, указывают предназначение аванса. В бухгалтерии компании должен быть специальный приказ со списком особ, имеющих право получить эти деньги на хозрасходы. Хозрасходы включают в себя и покупку горючих материалов.
Специальным приказом нужно утверждать и сроки, на которые аванс выдается. Поводом, чтобы получить деньги на командировку является командировочное удостоверение. Стоит отметить, что каждый из нас может вести авансовый отчет в своем мобильном телефоне. Для этого необходимо всего лишь загрузить бесплатное приложение на телефон.
Не позже 3 дней после истечения срока, на который выдавался аванс, сотрудник в обязательном порядке должен предъявить бухгалтерии данный отчет. Он должен иметь приложение документов с подтверждением расходов. Форма составляется лишь в одном виде.
Как правильно заполнять бланк?
Для начала стоит отметить, что бланк имеет две стороны для заполнения. На оной стороне сотрудник указывает определенные данные, такие как: название компании, номер бланка по авансу, дата заполнения бланка, ФИО сотрудника, предназначение денег и так далее.
Ниже немного, в левой части, сотрудник заполняет табличку, где указывает информацию о предыдущем авансе, расходе полученных средств, остатке или перерасходе.
На другой стороне записывается список бумаг, которые должны подтверждать расходы. Это могут быть чеки ККМ, квитанции, транспортные документы и так далее. В том случае, если аванс сотруднику выдавался в другой валюте, то нужно заполнить дополнительно строку 1а на лицевой стороне.
Затем бланк направляется в бухгалтерию, где они заполняют некоторые строки и таблицы, проверяют правильность заполнения и отмечают, что бланк прошел проверку и был утвержден.
Проверенный бланк передают на подпись руководителю компании или уполномоченному лицу.
Напоследок обязательно стоит сказать, что наличные не выдают лицам, имеющим долги по предыдущим авансам. Также нельзя передавать полученные деньги любому другому лицу.
